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Information on data protection for customers & other affected parties
Information on data protection for customers & other affected parties

Who is responsible for data processing?

Depending on the business relationship:

FERNBACH Financial Software S.A.
1a, op der Ahlkerrech
Zone Industrielle Potaschberg
6776 Grevenmacher
Luxembourg


Jabatix S.A.
1a, op der Ahlkerrech
Zone Industrielle Potaschberg
6776 Grevenmacher
Luxembourg

 

FERNBACH Software GmbH
Millennium Tower 
Handelskai 94-96
1200 Vienna
Austria

 

Frankfurt 4 Cloud GmbH
Europa-Allee 22
60327 Frankfurt on the Main
Germany

Hereafter also referred to as the "users" of this data protection information.


What sources and data do we use?

We process personal information that we receive from our customers or other parties concerned within the framework of our business relationship, insofar as this is necessary for the provision of our services.

Relevant personal information is:

a)      Name;

b)      Address;

c)      Department;

d)      E-mail; and

e)      Business phone number.


What do we process your data for (purpose of processing) and on what legal basis?

We process personal information in accordance with the provisions of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), and the applicable national data protection laws.

a)     For the fulfilment of contractual obligations (Art. 6 para. 1 b GDPR)

Data are processed for the provision of services in accordance with the services agreement. The purpose of data processing is primarily to archive project communication and the agreements made.

Personal information will not be processed and therefore will not be included in project communication only if the person responsible for the contract has previously informed the user of this data protection information of this request in writing. Depending on the business relationship, please write to one of the addresses listed at the end of this data protection declaration.


b)    In the context of balancing interests (Art. 6 para. 1 f GDPR)

If necessary, we process your data beyond the actual fulfilment of the contract to protect our legitimate interests or those of third parties. Examples:

  • Measures for business management and further development of services and products;
  • Enforcement of legal claims and defence in legal disputes;
  • Ensuring the IT security and IT operation for the user of this data protection information;
  • Prevention and investigation of criminal offences;
  • Examination and optimisation of needs assessment procedures for the purpose of directly addressing customers;
  • Advertising, market research and opinion surveys, unless you have objected to the use of your data.

c)    On the basis of your consent (Art. 6 para. 1 a GDPR)

If you have given us your consent to the processing of personal information, this processing is deemed legal on the basis of your consent. Consent given can be revoked at any time. Depending on the business relationship, please write to one of the addresses listed at the end of this data protection declaration. The revocation of consent is only effective for the future and does not affect the legality of the data processed before revocation.


d)   On the basis of legal requirements (Art. 6 para. 1 c GDPR) or in the public interest (Art. 6 para. 1 e GDPR)

Finally, the purposes of data processing result from legal requirements or are in the public interest (e.g. compliance with storage obligations, proof of fulfilment of the duties to provide information by the user of this data protection information).


Who will receive your data?

Within the organisation of the user of this data protection information, those parties, who need this information to fulfil their contractual and legal obligations, will have access to your data. Service providers and vicarious agents used by us may also receive data for these purposes; these parties are subject to the same confidentiality agreements as internal employees.

We will only pass on data to recipients outside the organisation of the user of this data protection information with your consent if this is required by law or if we are authorised to transfer personal information for the purpose of balancing interests.


Is information transferred to a third country or to an international organisation?

Data is only transferred to parties in countries outside the European Union (so-called third countries) if

  • this is necessary to fulfil our contractual obligations;
  • it is required by law (e.g. reporting obligations); or
  • you have given us your consent.


How long will your data be stored?

We will process and store your personal information as long as this is necessary for the fulfilment of our contractual and legal obligations. It should be noted that our business relationships are continuing obligations that are intended to run for years.

If the data are no longer required for the fulfilment of contractual or legal obligations, they are regularly deleted, unless their - limited - further processing is necessary for the following purposes:

  • Fulfilment of commercial and tax storage obligations that may arise, for example, from: German Commercial Code (HGB), Austrian Commercial Code (UGB) or Code de Commerce. The periods for storage and documentation specified there are generally two to ten years.
  • Preservation of evidence within the framework of statutory limitations periods. Example: According to §§ 195 ff of the German Civil Code (BGB), these limitation periods can be up to 30 years, while the regular limitation period is 3 years.


What data protection rights do you have?

Every data subject has the right to information, the right to correction, the right to deletion, the right to limitation of processing, the right to objection and the right to data transferability. With regard to the right to information and the right to deletion, the restrictions apply in accordance with the applicable national data protection laws. Moreover, there is a right of appeal to the relevant national data protection supervisory authority.

You can revoke your consent to the processing of personal data at any time at the organisation responsible for data processing. Please note that the revocation will only take effect in the future. Data that were processed before the revocation are not affected by this.


Is there an obligation for you to provide provide data?

Within the context of the respective business relationship, you must provide those personal data that are necessary for the establishment, fulfilment and termination of a business relationship and for the fulfilment of the associated contractual obligations or that we are legally obliged to collect. Without this information, the users of this data protection information will generally not be able to enter into, fulfil and terminate a contract with you.


 

Information on your right of objection under Article 21 GDPR

 

Right of objection on a case-by-case basis

You have the right to object at any time to the processing of your personal information for reasons arising from your particular situation.

If you file an objection, we will no longer process your personal data unless we can prove compelling legitimate reasons for the processing that outweigh your interests, rights and freedoms or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims.  

 

Right of objection to the processing of data for direct marketing purposes

We will process your personal data for direct marketing purposes in individual cases. You have the right to object at any time to the processing of your personal information for the purpose of such advertising; if if you object to this type of data processing for direct advertising purposes, we will no longer process your personal data for these purposes.

 

Depending on the business relationship, recipients of an objection may be:

FERNBACH Financial Software S.A.
1a, op der Ahlkerrech
Zone Industrielle Potaschberg
6776 Grevenmacher
Luxembourg


Jabatix S.A.
1a, op der Ahlkerrech
Zone Industrielle Potaschberg
6776 Grevenmacher
Luxembourg

 

FERNBACH Software GmbH
Millennium Tower 
Handelskai 94-96
1200 Vienna
Austria

 

Frankfurt 4 Cloud GmbH
Europa-Allee 22
60327 Frankfurt on the Main
Germany



French

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Informations sur la protection des données pour les clients et les autres parties concernées
Informations sur la protection des données pour les clients et les autres parties concernées

Qui est responsable du traitement des données ?

En fonction de la relation d'affaires :

FERNBACH Financial Software S.A.

1a, op der Ahlkerrech

Zone Industrielle Potaschberg

L-6776 Grevenmacher

Luxembourg


Jabatix S.A.

1a, op der Ahlkerrech

Zone Industrielle Potaschberg

L-6776 Grevenmacher

Luxembourg

 

FERNBACH Software GmbH

Millennium Tower

Handelskai 94-96

A-1200 Vienne

Autriche

 

Frankfurt 4 Cloud GmbH

Europa-Allee 22

D60327 Francfort sur le Main

Allemagne

 

Ci-dessous également appelés les "utilisateurs" de ces informations sur la protection des données.


Quelles sont les sources et les données que nous utilisons ?

Nous traitons les données personnelles que nous recevons de nos clients ou d'autres parties intéressées dans le cadre de notre relation commerciale, dans la mesure où cela est nécessaire pour la fourniture de nos services.

Les données personnelles pertinentes sont :

a)      Nom;

b)      Adresse;

c)      Service;

d)      Courriel; et

e)      Numéro d'entreprise.


Quelles sont les finalités du traitement de vos données et sur quelle base juridique ?

Nous traitons les données personnelles conformément aux dispositions du règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD) et aux lois sur la protection des données spécifiques à chaque pays.

a)     pour l'exécution des obligations contractuelles (art. 6, al. 1 b du RGPD)

Le traitement des données a lieu pour les services convenus contractuellement. La finalité du traitement des données est avant tout l'archivage de la communication du projet et des accords conclus.

Le traitement des données personnelles et l'exclusion de la communication du projet n'auront pas lieu si le responsable du contrat a préalablement informé l'utilisateur par écrit de ces informations relatives à la protection des données. Selon la relation d'affaires, veuillez écrire à l'une des adresses indiquées à la fin de cette déclaration de protection des données.

 

 b)    dans le cadre de la mise en balance des intérêts (art. 6 al. 1 f RGPD)

Si nécessaire, nous traitons vos données au-delà de l'exécution effective du contrat afin de protéger nos intérêts légitimes ou ceux de tiers.  Exemples:

  • Mesures pour la gestion de l'entreprise et le développement des services et des produits ;
  • Exécution des droits et défense en cas de litiges juridiques ;
  • Garantie la sécurité informatique et le fonctionnement informatique de l'utilisateur de ces informations de protection des données ;
  • Prévention des infractions pénales et enquêtes en la matière ;
  • Examen et optimisation des procédures d'analyse des besoins dans le but de s'adresser directement aux clients ;
  • Publicité ou études de marché et d'opinion, à moins que vous ne vous soyez opposé à l'utilisation de vos données

c)    sur la base de votre consentement (art. 6 al. 1 a RGPD)

Si vous nous avez donné votre consentement au traitement des données personnelles, la légalité de ce traitement est réputée légal sur la base de votre consentement. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment. Selon la relation d'affaires, veuillez écrire à l'une des adresses indiquées à la fin de cette déclaration de protection des données. La révocation d'un consentement n'est effective que pour l'avenir et n'affecte pas la légalité des données traitées jusqu'à la révocation.


d)    sur la base d'exigences légales (art. 6, al. 1 c RGPD) ou dans l'intérêt public (art. 6, al. 1 e RGPD).

Enfin, les finalités du traitement des données résultent d'exigences légales ou sont dans l'intérêt public (par exemple, le respect des obligations de stockage, la preuve de l'accomplissement des obligations d'information par l'utilisateur de ces informations sur la protection des données).


Qui reçoit vos données ?

Au sein de l'organisation de l'utilisateur de ces informations sur la protection des données, les parties qui en ont besoin pour remplir leurs obligations contractuelles et légales auront accès à vos données.  Les fournisseurs de services et les agents d'exécution que nous utilisons peuvent également recevoir des données à ces fins ; ces parties sont soumises aux mêmes accords de confidentialité que les employés internes. 

Nous ne transmettons les données à des destinataires extérieurs à l'organisation de l'utilisateur de ces informations de protection des données avec votre consentement que si la loi l'exige ou si nous sommes autorisés à transférer des informations personnelles à des fins d'équilibrage des intérêts. 

 

Les données sont-elles transférées à un pays tiers ou à une organisation internationale ?

Les données ne sont transférées vers des bureaux situés dans des pays hors de l'Union européenne (pays dits tiers) que dans les cas suivants:

  • cela est nécessaire afin de remplir nos obligations contractuelles ;
  • cela est exigée par la loi (p. ex. obligations de déclaration) ; ou
  •  vous nous avez donné votre consentement.

Combien de temps vos données seront-elles conservées ?

Nous traitons et sauvegardons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire à l'exécution de nos obligations contractuelles et légales. Il est à noter que nos relations d'affaires sont des obligations continues qui sont censées durer des années. 

Si les données ne sont plus nécessaires à l'exécution d'obligations contractuelles ou légales, elles sont régulièrement supprimées, à moins que leur traitement ultérieur - limité - ne soit nécessaire aux fins suivantes :

  • Le respect des obligations commerciales et fiscales en matière de stockage, qui peuvent découler, par exemple, de : Code de commerce allemand (HGB), Code de commerce autrichien (UGB) ou Code de commerce.  Les délais de conservation et de documentation qui y sont spécifiés sont généralement de deux à dix ans.
  • Préservation de la preuve dans le cadre de la prescription légale. Exemple: Selon les §§ 195 et suivants du Code civil allemand (BGB), ces délais de prescription peuvent aller jusqu'à 30 ans, le délai de prescription normal étant de 3 ans.

Quels sont vos droits en matière de protection des données ?

Toute personne concernée a le droit à l'information, le droit de rectification, le droit d'annulation, le droit de limitation du traitement, le droit d'opposition et le droit à la transférabilité des données. En ce qui concerne le droit à l'information et le droit d'annulation, les restrictions s'appliquent conformément aux lois sur la protection des données spécifiques à chaque pays. En outre, il existe un droit de recours auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données du pays concerné.

Vous pouvez à tout moment révoquer votre consentement au traitement des données personnelles auprès du responsable du traitement. Veuillez noter que la révocation ne prendra effet qu'à l'avenir. Le traitement qui a eu lieu avant la révocation n'en est pas affecté.


Avez-vous l'obligation de fournir des données ?

Dans le cadre de la relation commerciale respective, vous devez fournir les données personnelles nécessaires à l'établissement, à l'exécution et à la cessation d'une relation commerciale et à l'exécution des obligations contractuelles associées ou que nous sommes légalement tenus de collecter. Sans ces informations, les utilisateurs de ces informations de protection des données ne seront généralement pas en mesure de conclure, d'exécuter et de résilier un contrat avec vous.


 

 

Informations sur votre droit de contestation en vertu de l’article 21 RGPD

 

Droit d'opposition au cas par cas

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données personnelles qui vous concernent pour des raisons liées à votre situation particulière.

Si vous faites opposition, nous ne traiterons plus vos données personnelles, sauf si nous pouvons prouver des raisons impérieuses et légitimes pour le traitement des données qui prévalent vos intérêts, droits et les libertés, ou le traitement sert à faire valoir, exercer ou défendre des revendications juridiques.

 

Droit d'opposition au traitement de données à des fins de marketing direct

Dans certains cas, nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données personnelles vous concernant à des fins publicitaires ; si vous vous opposez au traitement à des fins de publicité directe, nous ne traiterons plus vos données personnelles à ces fins.

 

Selon la relation d'affaires, les destinataires d'une objection peuvent l'être :

 

FERNBACH Financial Software S.A.

1a, op der Ahlkerrech

Zone Industrielle Potaschberg

L-6776 Grevenmacher

Luxembourg


Jabatix S.A.

1a, op der Ahlkerrech

Zone Industrielle Potaschberg

L-6776 Grevenmacher

Luxembourg

 

FERNBACH Software GmbH

Millennium Tower

Handelskai 94-96

A-1200 Vienne

Autriche

 

Frankfurt 4 Cloud GmbH

Europa-Allee 22

D60327 Francfort sur le Main

Allemagne