Um Fehler zu minimieren, Missbrauch zu verhindern und die Qualität sicherzustellen, verfügt die Lösung über einen Kontrollmechanismus.

Dieser Mechanismus gewährleistet, dass mindestens zwei Personen eine Änderung von Daten oder Konfigurationen bestätigen oder freigeben müssen. Der Erfasser einer Änderung und der Kontrolleur müssen stets unterschiedliche Anwender sein. Auf diese Weise fungieren diese Personen als Kontrollinstanz und übernehmen gemeinsam die Verantwortung für die Bestätigung bzw. Freigabe.

Per Konfiguration kann entweder der Basis-Workflow, welcher alle möglichen Status und Statusübergänge beinhaltet, oder ein vereinfachter Workflow, welcher weder eine Nachbearbeitung noch das Verwerfen einer Freigabe-Aufgabe erlaubt, verwendet werden.

• Basis-Workflow:

  Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, bestimmte Änderungen so zu parametrieren, dass gar kein Kontrollmechanismus durchlaufen wird.

  Änderungen, die eine 4-Augen-Freigabe erfordern, durchlaufen als (Freigabe-)Aufgabe einen entsprechenden Workflow. An einer solchen Aufgabe hängen die konkreten Änderungsanforderungen. Die Aufgabe selbst protokolliert, welcher Anwender zu welchem Zeitpunkt einen Übergang (z. B. eine Genehmigung) ausgelöst hat. Außerdem können aufgabenspezifische Hinweistexte erfasst werden, um die beteiligten Anwender untereinander über den aktuellen Stand zu informieren.

  Freigabeaufgaben sollten zeitnah erledigt werden, da sich die Grundlagen, auf deren Basis eine Änderung vorgenommen wurde, über den Tageswechsel hinweg ändern können. Daher werden Aufgaben prominent hervorgehoben und dem jeweiligen Anwender zur Abarbeitung dargestellt.

  Die Lösung verfügt auch über einen Zugriffsschutz, der ausgehend von der jeweiligen Erfassungsmaske an die Freigabeaufgabe übertragen wird: Ein Anwender sieht stets nur die Freigabeaufgaben, für deren Bearbeitung er auch berechtigt ist.