Eine Rückzahlungsvereinbarung ist eine Übereinkunft zwischen Bank und Kunden, deren Konto überzogen ist, mit dem Ziel, den überzogenen Betrag auszugleichen.

Gemäß der Vereinbarung zahlt der/die jeweilige Kunde/-in einen festen Betrag, z. B. monatlich, auf sein/ihr Konto ein oder dieser Betrag wird monatlich (ggf. von einem externen Konto) eingezogen. Parallel dazu wird überwacht, ob die Rückzahlungsvereinbarung eingehalten wird oder ob sie ggf. frühzeitig beendet werden kann, weil die Überziehung nicht mehr vorliegt.

Anlegen einer Rückzahlungsvereinbarung

Eine Rückzahlungsvereinbarung kann an jeder Stelle des Mahn-Workflows angelegt werden, sobald ein Rückstand vorliegt.

Aus einer Einverständniserklärung des/der Kunden/-in mit einer Rückzahlungsvereinbarung ergibt sich praktisch eine Vertragsänderung. Diese beinhaltet, dass der Vertrag jederzeit gekündigt werden kann, wenn die Bedingungen der Rückzahlungsvereinbarung gebrochen werden. Juristisch sind damit weder weitere Mahnschreiben (1./2./3. Mahnung) noch die Einhaltung gewisser Fristen vor dem Aussprechen einer (außerordentlichen) Kündigung notwendig. Damit verlässt das Konto nach der Einrichtung einer Rückzahlungsvereinbarung den standardmäßigen Mahn-Workflow.

Im Rahmen einer Rückzahlungsvereinbarung gibt es stattdessen die folgenden drei Mahnstufen:

• Laufende Rückzahlungsvereinbarung
• Gestörte Rückzahlungsvereinbarung
• Außerordentliche Kündigung

Um eine Rückzahlungsvereinbarung anlegen zu können, muss mindestens eine Überziehung vorliegen. Sobald eine Rückzahlungsvereinbarung eingerichtet wurde, wechselt das Konto in die Mahnstufe „Laufende Rückzahlungsvereinbarung“.

Während im standardmäßigen Mahn-Workflow der Fokus auf dem Überziehungsbetrag und der Dauer der Überziehung liegt, ändert sich dies nach der Einrichtung einer Rückzahlungsvereinbarung. Danach wird nur noch überwacht, ob die Bedingungen der Rückzahlungsvereinbarung eingehalten werden. Der Tageszähler für die Überziehung läuft davon unabhängig im Hintergrund weiter.

Aus diesem „kleinen“ Mahn-Workflow (mit den o. g. drei Mahnstufen) gibt es nur zwei Ausgänge: Entweder ist das Konto wieder gedeckt und wechselt danach in eine Mahnstufe ohne Rückstand zurück, also in den standardmäßigen Mahn-Workflow, oder das Konto wird gekündigt, wechselt in die Mahnstufe „Außerordentliche Kündigung“ und wird letztendlich geschlossen.

Laufende Rückzahlungsvereinbarung

Eine Rückzahlungsvereinbarung hat kein echtes Laufzeitende. Sie läuft so lange, bis das Konto wieder gedeckt ist. Erst dann wird die Rückzahlungsvereinbarung automatisch beendet.

Für die Risikovorsorge wird regelmäßig ein „synthetisches“ Laufzeitende ermittelt, indem mit Daten der Rückzahlungsvereinbarung (Rate, Zyklus, Termin) berechnet wird, wie lange es noch dauert, bis die aktuell vorliegende Überziehung voraussichtlich ausgeglichen ist.

Sobald eine Rückzahlungsvereinbarung angelegt wurde, werden täglich zwei Faktoren separat überprüft, deren Prüfung aber unabhängig von den Überziehungstagen des herkömmlichen Mahn-Workflows erfolgt:

1. Zahlt der Kunde bzw. die Kundin seine bzw. ihre Raten regelmäßig?
2. Ist der Beleihungs- oder Depotwert (= Sicherheit) unter die in der Rückzahlungsvereinbarung definierte Schwelle gesunken?

Sobald eine dieser Prüfungen fehlschlägt, müssen die zuständigen Sachbearbeiter/-innen reagieren und eingreifen. Dies wird weiter unten im Abschnitt „Negative Prüfungen“ genauer erläutert.

Positive Prüfungen

Die Prüfungen enden positiv, wenn der Kunde immer regelmäßig für die Ratenzahlung (1.) sorgt und der aktuelle Depot- oder Beleihungswert in dieser Zeit nicht unter den im Rahmen der Rückzahlungsvereinbarung vereinbarten Schwellenwert (2.) sinkt.

An jedem Buchungstag wird geprüft, ob das Konto noch überzogen ist. Sollte das Konto nicht mehr überzogen sein,

• weil durch eine höhere Einzahlung für Deckung gesorgt wurde oder
• weil das reguläre Ende der Rückzahlungsvereinbarung erreicht ist und die Summe aller Einzelraten die Überziehung ausgeglichen hat oder
• weil sich der Beleihungswert erhöht hat, womit gleichzeitig auch ein höheres Kontolimit gewährt wird und somit das Konto wieder in Deckung ist,

dann

• wird die Rückzahlungsvereinbarung (vorzeitig) beendet und
• das Konto wechselt wieder zurück in eine Mahnstufe des regulären Mahn-Workflows ohne Rückstand und
• wird eine Wiedervorlage „Rückzahlungsvereinbarung beendet/erfüllt“ erstellt, um die zuständigen Sachbearbeiter/-innen darüber zu informieren (außer im Falle einer Kontoschließung)

Diese Wiedervorlage ist insbesondere für Rückzahlungsvereinbarungen mit Selbstzahlern wichtig, da die zuständigen Sachbearbeiter/-innen den/die betreffenden Kunden/-in darüber informieren müssen, die Ratenzahlungen zukünftig einzustellen. Da diese Wiedervorlage keine echte Aktion im System erfordert, sondern lediglich eine Information darstellt, muss sie nach Erledigung (z. B. durch einen Telefonanruf) manuell geschlossen werden.

Sollte eine (letzte) Rate höher sein als die ausstehende Überziehung, so wird der Betrag der Rate nicht reduziert. Der Betrag der in der Rückzahlungsvereinbarung festgelegten Rate bleibt immer gleich. Dies ist insbesondere beim automatischem Lastschrifteinzug wichtig.

Negative Prüfungen

Die Prüfung „Zahlt der Kunde bzw. die Kundin seine bzw. ihre Raten regelmäßig?“ endet in folgendem Fall negativ:

An jedem Buchungstag wird berechnet, ob es für ein Konto mit Rückzahlungsvereinbarung säumige Zahlungen gibt und falls ja, wie viele Raten aktuell ausstehen. Dabei muss zwischen Selbstzahlung und automatischem Lastschrifteinzug unterschieden werden. Bei Selbstzahlung werden nur die eingehenden Zahlungen berücksichtigt, beim automatischen Lastschrifteinzug müssen neben den Lastschrifteinzügen auch eventuelle Rücklastschriften berücksichtigt werden. Für die Prüfung werden einerseits die fälligen Raten der Rückzahlungsvereinbarung gezählt und andererseits die bisher eingetroffenen Zahlungen. Rücklastschriften werden negativ angerechnet. Danach werden Soll und Ist gegenübergestellt. Dabei werden folgende Aspekte berücksichtigt:

• Fälligkeiten als „Soll“ (= Plan)
  • Gezählt werden alle Fälligkeiten, deren Zahlungstermine kleiner oder gleich dem aktuellen Buchungstag sind.
  • Sollte ein Zahlungstermin auf einen anderen Tag als einen Werktag fallen, so wird dieser auf den nächsten Werktag verschoben.
  • Jeder Fälligkeitstermin wird generell um x Kalendertage verschoben. (Aktuell sind für den Wert „x“ 3 Tage konfiguriert.) Die Anzahl der Tage x gilt als Karenzzeit, welche bis zum Eintreffen der Zahlung gewährt wird. (Die Verschiebung auf den nächsten Werktag gilt auch für die um x verschobenen Fälligkeitstermine.)
    
    
• Eintreffende Zahlungen als „Ist“
  • Es werden nur Zahlungen gewertet, die dem in der Rückzahlungsvereinbarung definierten Ratenbetrag mit einer Abweichung von +/- y entsprechen. (Aktuell sind für den Wert „y“ 10 € konfiguriert.)
  • Damit bleiben Sondertilgungen, deren Betrag üblicherweise von einer regulären Rate abweicht, bei dieser Berechnung unberücksichtigt.
  • Ebenso ist es Kunden nicht gestattet, ihre Raten in mehrere Teilzahlungen zu unterteilen; zwei Teilzahlungen werden nicht zu einer Ratenzahlung aufsummiert.
  • Rücklastschriften (nur relevant beim automatischen Lastschrifteinzug) gehen negativ in diese Berechnung ein; auch hier werden nur Zahlungen berücksichtigt, deren Betrag maximal +/- y von der Rate abweicht. Eine solche Abweichung kommt bei Rücklastschriften häufig vor, da in den meisten Fällen eine einbehaltene Rücklastgebühr den ursprünglichen Betrag verändert.

Sobald der Wert der „Soll“-Zählers den des „Ist“-Zählers übersteigt, handelt es sich um eine säumige Rate. Die Differenz zwischen „Soll“ und „Ist“ entspricht der Anzahl der ausstehenden Raten.

Unabhängig davon endet die zusätzliche Prüfung „Unterschreitet der Beleihungs- oder Depotwerts den in der Rückzahlungsvereinbarung festgehaltenen Schwellenwert?“ in folgendem Fall negativ:

Bei der Einrichtung einer Rückzahlungsvereinbarung wurde eine Betragsschwelle vereinbart, die täglich in Bezug auf den Depot- oder den Beleihungswert des zugehörigen Portfolios geprüft wird. Diese ist ebenfalls Vertragsbestandteil der Rückzahlungsvereinbarung, auch wenn Kunden/-innen die Entwicklung ihres Depots selbst nicht beeinflussen können. An jedem Buchungstag wird berechnet, ob der Schwellenwert unterschritten wurde und, falls ja, um wie viel. Hierfür gibt es drei Möglichkeiten:

• Der definierte Schwellenwert bezieht sich auf den aktuellen Depotwert (Marktwert), d. h. der Marktwert des gesamten Depots darf nicht unter die erfasste Schwelle fallen.
• Der definierte Schwellenwert bezieht sich auf den aktuellen Beleihungswert, d. h. der Beleihungswert des gesamten Depots darf nicht unter die erfasste Schwelle fallen.
• Es wurde kein Schwellenwert definiert (z. B. weil keine Werte im Depot vorlagen); in diesem Fall wird diese zweite Prüfung nicht durchgeführt.

Es können auch beide Prüfung gleichzeitig negativ enden. Das Ergebnis der beiden Prüfungen wird für Konten mit Rückzahlungsvereinbarung entsprechend angezeigt.

Die Mahnstufe des Kontos wechselt automatisch von „Laufende Rückzahlungsvereinbarung“ zu „Gestörte Rückzahlungsvereinbarung“, sobald eine der beiden Prüfungen negativ endet.

Außerdem wird eine Wiedervorlage erzeugt, durch die die zuständigen Sachbearbeiter/-innen über die Störung der Rückzahlungsvereinbarung informiert werden. Diese müssen danach manuell eingreifen. Diese Wiedervorlage bleibt so lange bestehen, bis das Konto die Mahnstufe „Gestörte Rückzahlungsvereinbarung“ wieder verlässt, entweder im positiven Sinne, also nach einer neuen Vereinbarung mit dem Kunden, oder im negativen Sinne, also nach einer außerordentlichen Kündigung.

Gestörte Rückzahlungsvereinbarung

Die Sachbearbeiter/-innen reagieren entweder auf die Wiedervorlage bezüglich der Störung einer laufenden Rückzahlungsvereinbarung oder öffnen die Bewirtschaftung eines Kontos in der Mahnstufe „Gestörte Rückzahlungsvereinbarung“. Die aktuell laufende, in diesem Fall gestörte, Rückzahlungsvereinbarung kann in den Kontodaten eingesehen werden.

Üblicherweise nehmen die zuständigen Sachbearbeiter/-innen Kontakt zum/zur Kontoinhaber/-in auf und haben danach folgende Möglichkeiten, um die Störung aufzulösen:

• Gewährung einer Fristverlängerung:

Die Möglichkeit einer Fristverlängerung besteht nur, wenn es bei einer laufenden Rückzahlungsvereinbarung rückständige Raten gibt. Ist aufgrund eines überschrittenen Schwellenwertes bezüglich des Depots- oder Beleihungswertes ein Wechsel zur Mahnstufe „Gestörte Rückzahlungsvereinbarung“ erfolgt, gibt es diese Möglichkeit nicht.

Einerseits kann eine Fristverlängerung in Form einer Zahlungsaussetzung erfasst werden, d. h. die offenen ausstehenden Raten, bis einschließlich zum angegeben Datum, sind nicht mehr fällig und müssen seitens des Kunden / der Kundin nicht mehr gezahlt werden. In diesem Falle werden die Ratenzahlungen mit der nächsten regulären Rate nach dem angegeben Datum fortgesetzt. Damit verlängert sich jedoch der Zahlungsplan der Rückzahlungsvereinbarung. Werden z. B. zwei Raten ausgesetzt, so wird der Zahlungsplan um diese beiden Raten verlängert.

Andererseits kann die Fristverlängerung auch als Stundung ausgeführt werden, wodurch eine ausstehende Rate nicht ausfällt, sondern der Zahlungstermin nur um einige Tage verschoben wird. Üblicherweise erfolgt die Verschiebung nur um wenige Tage im zeitlichen Bereich vor dem Zahlungstermin der nächsten regulären Rate. Bei einer Stundung wird der Rhythmus der Rückzahlungsvereinbarung beibehalten, nur der Zahlungstermin einer einzelnen Rate wird leicht nach hinten geschoben.

Die Möglichkeit einer Fristverlängerung besteht auch mehrfach hintereinander. Sollte also beispielsweise die Rate nach Ablauf der Fristverlängerung immer noch nicht gezahlt worden sein, kann eine weitere Fristverlängerung gewährt werden.

Nach der Gewährung einer Fristverlängerung existiert keine offene Rate mehr, wodurch die Rückzahlungsvereinbarung nicht mehr als gestört eingestuft wird. Sobald eine Fristverlängerung eingeben wurde, spiegelt sich die dadurch ausgelöste Änderung im Zahlungsplan wider.

Die Fristverlängerung wird erst mit dem nächsten Tagesende eingerechnet. Das bedeutet, dass die Berechnung der offenen nicht gezahlten Rate bzw. die Rückstufung in die Mahnstufe „Laufende Rückzahlungsvereinbarung“ erst nach der nächsten Tagesende-Verarbeitung durchgeführt wird. Daher gilt folgende Anmerkung nicht unmittelbar, sondern erst für den nächsten Buchungstag.

Daraus folgt:

• • Das Konto wechselt automatisch in die Mahnstufe „Laufende Rückzahlungsvereinbarung“ und verlässt den Status „gestört“.
  • Die Wiedervorlage bezüglich der Mahnstufe „Gestörte Rückzahlungsvereinbarung“ wird im Zuge dessen automatisch geschlossen.
    
    
• Verwertung aller/einiger Depotwerte

Die Verwertung löst eine Gutschrift auf dem Konto aus. Sofern diese Gutschrift ausreicht, um die aktuelle Überziehung abzudecken, ist das Konto nach der nächsten Tagesende-Verarbeitung nicht mehr überzogen.

Daraus folgt:

• • Das Konto wechselt automatisch in eine Mahnstufe ohne Rückstand und unterliegt damit wieder dem normalen Mahn-Workflow.
  • Die Wiedervorlage der Mahnstufe „Gestörte Rückzahlungsvereinbarung“ wird infolgedessen automatisch geschlossen.
  • Die aktuelle Rückzahlungsvereinbarung wird automatisch beendet.
  • Gleichzeitig wird eine neue Wiedervorlage „Rückzahlungsvereinbarung beendet/erfüllt“ erstellt.

Da diese Wiedervorlage keine echte Aktion im System erfordert, muss sie nach Kenntnisnahme manuell geschlossen werden.

• Außerordentliche Kündigung

Der Sachbearbeiter kann auch eine Kündigung veranlassen, evtl. zusammen mit einer (Teil-)Verwertung der Depotpositionen. Hierfür muss das Konto manuell auf die Mahnstufe „Außerordentliche Kündigung“ umgestellt werden.

Daraus folgt:

• • Das Konto wechselt in die Mahnstufe „Außerordentliche Kündigung“. Hierfür wird kein Dokument automatisch erstellt, d. h. das Kündigungsschreiben muss manuell verfasst werden.
  • Die Wiedervorlage bezüglich der Mahnstufe „Gestörte Rückzahlungsvereinbarung“ wird infolgedessen automatisch geschlossen.

Danach erfolgen die üblichen Schritte zur Kontoschließung im Stammdatensystem: (Teil-)Verwertung, Abschreibung, Kontoabschluss, Ausbuchung. Ist dies erfolgt, wird das Konto mit einem Saldo von 0 als geschlossen angeliefert. Daraus folgt:

• • Die aktuelle Rückzahlungsvereinbarung wird automatisch beendet.
  • Anders als bei anderen Beendigungsgründen für Rückzahlungsvereinbarungen wird in diesem Fall keine Wiedervorlage „Rückzahlungsvereinbarung beendet/erfüllt“ erstellt.
    
    
• Änderung der Rückzahlungsvereinbarung 

Die zuständigen Sachbearbeiter/-innen haben auch die Möglichkeit, die bisherigen Eckdaten (Rate, Schwellenwert) der laufenden Rückzahlungsvereinbarung zu ändern.

Technisch wird durch den Geschäftsvorfall die alte Rückzahlungsvereinbarung beendet und eine neue Rückzahlungsvereinbarung gestartet.

Verstöße gegen die bisherige Rückzahlungsvereinbarung, seien es nicht gezahlte Raten oder auch überschrittene Schwellenwerte, sind durch die neue Rückzahlungsvereinbarung hinfällig.

Daraus folgt:

• • Das Konto wechselt automatisch in die Mahnstufe „Laufende Rückzahlungsvereinbarung“ und verlässt den Status „gestört“.
  • Die Wiedervorlage bezüglich der Mahnstufe „Gestörte Rückzahlungsvereinbarung“ wird infolgedessen automatisch geschlossen.

Die Änderung der Rückzahlungsvereinbarung wird erst mit dem nächsten Tagesende berücksichtigt. Das bedeutet, dass die Berechnung der offenen nicht gezahlten Rate bzw. die Rückstufung in die Mahnstufe „Laufende Rückzahlungsvereinbarung“ erst nach der nächsten Tagesende-Verarbeitung durchgeführt wird.

Neben diesen manuellen Eingriffen seitens der Sachbearbeiter/-innen, ausgelöst durch die Wiedervorlage „Gestörte Rückzahlungsvereinbarung“, kann es auch vorkommen, dass die Störung automatisch gelöst wird, z. B.:

• bei einer ausstehenden Rate, wenn die Zahlung der Rate doch noch eingeht, bevor ein/-e Sachbearbeiter/-in Kontakt zum Kunden bzw. zur Kundin herstellen konnte.
• bei einer Überschreitung des definierten Schwellenwertes, wenn der Markt- oder Beleihungswert wieder ansteigt, sodass der für die Rückzahlungsvereinbarung definierte Schwellenwert nicht mehr unterschritten wird.

In diesen Fällen erfolgt automatisch eine Rückstufung auf die „ungestörte“ Mahnstufe:

• Das Konto wechselt automatisch zurück in die Mahnstufe „Laufende Rückzahlungsvereinbarung“.
• Die Wiedervorlage bezüglich der Mahnstufe „Gestörte Rückzahlungsvereinbarung“ wird infolgedessen automatisch geschlossen.

Danach werden die Rückzahlungsvereinbarung und ihre Überwachung regulär fortgesetzt.

Rückzahlungsvereinbarungen bei gekündigten Konten

Die Vereinbarung einer neuen Rückzahlungsvereinbarung oder die Änderung einer bestehenden Rückzahlungsvereinbarung ist auch möglich, nachdem zuvor bereits eine reguläre oder außerordentliche Kündigung ausgesprochen wurde.

Nach Beendigung/Erfüllung einer Rückzahlungsvereinbarung mit vorheriger Kündigung kehrt das Konto immer auf die Kündigungsstufe zurück, in der die Rückzahlungsvereinbarung ursprünglich erstellt wurde. Gleichzeitig wird der weitere Mahn-Workflow auf „manuell“ gesetzt, d. h. das Konto unterliegt dann nicht mehr dem automatischen Workflow.

Unabhängig davon, wie oft eine Rückzahlungsvereinbarung nach vorheriger Kündigung erstellt oder geändert wird, wird bei der Rückkehr auf die ursprüngliche Kündigungsstufe keine erneute Ausgabe von Mahnschreiben ausgelöst. Erst nachdem eine Kündigung komplett zurückgenommen wurde (d. h. Zurückstufung des regulären Mahn-Workflows auf eine Mahnstufe ohne Rückstand), der Mahn-Workflow von vorne beginnt und anschließend wieder eine Kündigung stattfindet, ist eine erneute Ausgabe von Mahn-/Kündigungsschreiben möglich.

Auch im Falle einer Kontoschließung kehrt das Konto auf die vor der Rückzahlungsvereinbarung geltende Kündigungs-Mahnstufe zurück. Gab es vor der Rückzahlungsvereinbarung keine Kündigung, wird das Konto stattdessen in eine Mahnstufe ohne Rückstand zurückversetzt.

Aus einer Kündigungs-Mahnstufe heraus (reguläre oder außerordentliche Kündigung) kann ein Konto in eine Mahnstufe ohne Rückstand zurückversetzt werden. Damit wird das Konto wieder in die automatische Mahnstufenüberwachung überführt.

Auch bei laufender oder gestörter Rückzahlungsvereinbarung kann eine außerordentliche Kündigung ausgesprochen werden, was in dieser Situation die einzige Möglichkeit darstellt, die Mahnstufe manuell zu ändern. Da aber auch die Möglichkeit besteht, eine Rückzahlungsvereinbarung nach bereits erfolgter Kündigung anzulegen (s. o.), ist diese Option nur verfügbar, solange vor der Rückzahlungsvereinbarung noch keine Kündigung ausgesprochen wurde.